Jak se asistentům přidělují zakázky?

Často slýcháváme dotazy na to, jak jsou noví asistenti přidělováni na zakázky ... zda podle abecedy, šikovnosti nebo jiných klíčem. Jak to tedy je?

Přidělování zakázek se zpravidla začíná řešit kolem Vánoc nebo v lednu podle toho, kdy se ke klientovi jezdí na odhad daně nebo samotnou přípravu daňového přiznání. Samozřejmě existuje řada výjimek, třeba klienti s hospodářským rokem nebo klienti, kteří si chtějí zafixovat termín naší návštěvy pevně již hodně dopředu (aby se na nás mohli psychicky připravit :-), kdy plánujeme termín návštěvy třeba v létě nebo na podzim.

Partneři a manažeři jsou zpravidla na zakázce stálice a mění se pouze výjimečně, in-charge se u většiny zakázek také nemění příliš často - většinou jen v případě jeho odchodu nebo při realokaci zakázek na nové incharge, přičemž tato změna se s klientem většinou předem komunikuje.

No a jak je to s asistenty? Nemáme žádný abecední seznam ani jinou speciání metodiku, ale nejčastěji si asistenty na zakázky přidělujeme podle jejich časových možností (kalendář v outlooku nebo tzv. plachta - viz fota dále) a samozřejmě se často přihlíží i k jejich preferencím, tzn. zda chtějí dělat pro DPH skupinku nebo pro korporátní daně. Nebudu Vám lhát, ale důležitým aspektem je určitě i šikovnost a znalosti. Uvedu konkrétní příklady. Pokud někdo v porovnání s jinými významně nezvládá práci v excelu, nerad komunikuje s klienty a zároveň tuším, že ani primárně nechce pracovat v korporátních daních, vyberu si na zakázku radši asistenta, který je na tom s excelem lépe a preferuje korporátní daně. Druhý příklad: Jedeme ke klientovi, u něhož je většina podkladů v němčině a i náš výstup je v německém jazyce, dám rozhodně přednost asistentovi s němčinou ...

Posledním aspektem bývají reference na asistenty od jiných in-chargů ze zakázek, takže je určitě dobré ptát se na feedback po každé zakázce, abyste věděli, co zlepšit a na co si dát pozor. Přičemž hodně důležité je neopakovat stejné chyby. Rozhodně nečekáme, že na první zakázce každý zazáří, ale pokud udělá nějakou chybu, tak je dobré, aby o ní věděl a příště už ji neopakoval.

A jak je to s fluktuací asistentů na zakázkách? Asistent zůstává na zákazce nejčastěji pouze jeden nebo maximálně dva roky a pak ho vystřídají zase nově příchozí. Je to dáno zejména rozsahem a typem práce, kterou asistenti umí a je po nich na zakázce vyžadována. Po dvou letech se z asistentů stane zpravidla in-charge a dostanou své zakázky, nebo jim při troše štěsí zakázka zůstane od asistenta až po in-charge, což není neobvyklé. Já mám čtyři takové zakázky a dostala jsem je většinou proto, že kolegové, co dělali in-charge mně, odešli z firmy nebo třeba na mateřskou anebo se z nich stali manažeři ...

Takže tolik alchymie skladby zakázkového týmu a níže fotky tzv. plachty, na kterou každý píše svou předpokládanou časovou kapacitu na daný týden včetně dovolené, podle čehož se také přiděluje práce nejen na zakázkách.

Plachta visí u tzv. "fajlárny", kam ukládáme fily s daňovými přiznáními. Je to u tiskárny cca uprostřed oddělení kousek od open spacu a manažerských kanceláří. BTW: Jak vidíte, třídíme odpad