Jak na Time Management

Pracovat efektivně s časem je klíčová dovednost. Kdo ji ovládá skutečně dobře, mívá obvykle nejen dobré výsledky, ale celkově spokojenější život. Jak pracovat s Time Managementem poradíme v řádcích níže.

Je to klasický scénář. Úkoly se hrnou ze všech stran a když už je toho nadmíru, stává se, že pracujete osm a více hodin denně, přičemž na jeho konci nevíte, co vlastně (ne)máte hotové. Přitom existuje mnoho nástrojů, které vám s Time Managementem pomohou.

Kalendář a To Do List je základ

Základními nástroji jsou kalendář a To Do List. Dejte si do kalendáře všechno – nejenom pracovní úkoly, ale i to, co se týká vašeho osobního života. Když máte věci napsané černé na bílém, nemůže vám nic vypadnout. Schůzky, čas na e-maily, čas na plnění úkolů z To Do Listu, rodinné večeře nebo oslavy, to vše má mít místo ve vašem kalendáři.

To Do List vám zase pomůže s tříděním úkolů a jejich prioritizaci. Jenže ani to nemusí stačit. Když se úkoly v To Do Listu začnou množit, může být obtížné objektivně určit, co máte vlastně dělat dřív.

Co s plným To Do Listem

Už je to pár měsíců, co jsem se seznámil s Eisenhoverovou maticí, podle které se priorita nejlépe hodnotí na základě čtyř kritérií – urgentní/neurgentní a důležité/nedůležité. Představte si časovou osu, na které jsou zapsané úkoly postupně podle termínu splnění. Ty, které mají tzv. deadline velmi blízko k dnešnímu dni, jsou urgentní úkoly. Ty vzdálené jsou zase neurgentní.

Hodnocení úkolů dle důležitosti si můžeme představit na škále od 1 (nejméně důležité) do 10 (nejdůležitější), přičemž ty nejdůležitější úkoly budeme samozřejmě řešit s větší prioritou.

Klíčem v prioritizaci je zařadit úkol do správného kvadrantu mezi urgenci a důležitost. Tím nám vznikají čtyři různé kategorie úkolů.

• Důležité – Urgentní jsou úkoly s největší prioritou. Jde například o úkol, který vám zadal nadřízený na poslední chvíli s tím, že je potřeba, abyste se na něj ihned zaměřili.
• Důležité – Neurgentní je kategorie úkolů, které je důležité splnit, ale na jejich dokončení máte čas. Příkladem mohou být třeba úkoly spojené s osobním rozvojem, u kterých doporučuji mít v kalendáři pravidelné bloky, kdy se této oblasti věnujete.
• Nedůležité – Urgentní jsou zpravidla úkoly, které se delegují na ostatní kolegy, pro které jsou úkoly důležité. 
• Nedůležité – Neurgentní úkoly plním jen v případě, že nemám nic jiného na práci. Zpravidla se jimi nemusím zabývat, dokud se nezmění jejich status na důležitý nebo urgentní.

Doporučení na závěr

1. U dlouhodobých projektů si do To Do Listu přidávejte subtasky – tedy body důležité ke splnění. Čím podrobnější, tím lepší, protože každý splněný „podúkol“ neboli subtask zajistí, že se věci posouvají správným směrem.

2. U dlouhodobých projektů je dobré si stanovit odhadovaný termín dokončení. Pomůže vám to s plánováním jednotlivých subtasků.

3. Shromažďujte všechny úkoly jen na jednom místě a jen v jednom nástroji. Nenechávejte si poznámky a úkoly na papírech, protože je můžete někde založit a ztratit.

4. Mějte pravidelné bloky v kalendáři na přehodnocení priority jednotlivých úkolů. Každý úkol by měl směřovat kategoriemi vzhůru, abychom ho splnili. Proto je důležité si úkoly pravidelně vyhodnocovat a nastavovat jim správnou prioritu.

5. Dávejte si mezi jednotlivými pracovními bloky v kalendáři pauzu. Vždy je dobré se na chvíli zvednout z pracovního místa, projít se, nebo si s někým popovídat. Probudí vás to a práce vám půjde lépe od ruky.